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Famosos por sua organização, os japoneses nos trazem uma das melhores ferramentas para melhorarmos nosso espaço de trabalho. Os 5s podem ser utilizados por empresas de todos os portes ou por profissionais que desejam aumentar a sua produtividade.

Seiri, Seiton, Seiso, Shitsuke e Seiketsu podem parecer nomes difíceis, mas correspondem respectivamente aos tópicos Utilização, Ordenação, Limpeza, Disciplina e Higiene, itens fundamentais para o funcionamento de qualquer empresa. Conheça os benefícios e como implementar o 5S no dia-a-dia de sua empresa.

Benefícios:

Mais do que uma técnica, o 5S é uma filosofia para manter organizado tanto o ambiente de trabalho como a vida de quem a utiliza. Com a implementação da técnica você pode liberar espaços no escritório, reduzir o tempo de procura de documentos, responder de forma mais eficiente às demandas de clientes, reduzir o tempo de resolução de problemas, entre outros aperfeiçoamentos nos processos de trabalho.

Seiri (Utilização)

Esta ferramenta consiste em observar o que realmente quais materiais e itens são importantes para desenvolver o seu trabalho de forma mais eficiente. Sabe aquela folha de anotações que está em cima da sua mesa há duas semanas? Ela é importante para o seu trabalho ou está apenas tomando espaço?

Você pode implementar o Seiri analisando primeiramente a sua mesa de trabalho e o seu computador. Descarte o que não é essencial para que o seu trabalho seja bem feito. Em seguida estenda o procedimento para os colaboradores e para outros setores e instalações físicas. A ideia é se livrar de todos os itens, sejam físicos ou virtuais, que atrapalhem ou tirem a atenção dos objetivos.

Seiton (Organização)

Após descartar todos os itens desnecessários, é hora de arrumar a bagunça e organizar todos os itens necessários para o bom funcionamento do ambiente de trabalho. Com um escritório organizado você poupa tempo ao procurar algum documento ou resolver algum problema de última hora. Você pode selecionar um horário de menor movimento no escritório para promover uma força-tarefa para organizar todos os espaços.

Seiso (Limpeza)

Com tudo organizado é preciso manter a limpeza do ambiente. Isso mantém a moral dos colaboradores em alta e a boa imagem da empresa perante clientes e fornecedores. O ideal é manter uma rotina diária ou semanal para a higienização de todos os ambientes.

Seiketsu (Padronização)

Com os 3S implementados é hora de assumir compromissos e criar formas para manter as práticas de forma rotineira dentro da empresa. É importante definir padrões e procedimentos para que os próprios colaboradores incluam isso em suas rotinas. Dessa forma, mesmo com o crescimento de sua empresa, certos processos serão seguidos, independentemente do número de empregados.

Shitsuke (Disciplina)

O último estágio para implementação do 5S é uma cultura de disciplina e organização dentro da empresa. Assim, os colaboradores podem praticar todas as etapas acima de forma automática.

Softbyte

A Softbyte também proporciona algumas ferramentas para melhorar a produtividade e agilidade de sua empresa. É o caso do Gestor ERP que proporciona a organização de dados que precisam ser gerenciados de forma rápida, fácil e eficiente para a tomada de decisões e mudanças de estratégias.

Autor: Softbyte SIstemas de Gestão Empresarial